展會(huì)策劃即展會(huì)立項(xiàng)策劃，根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。

會(huì)展策劃的主要內(nèi)容有哪些?北京展會(huì)策劃公司來(lái)為您介紹：

一、市場(chǎng)調(diào)研

不同的展會(huì)有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，有的是民間組織發(fā)起，不同的展會(huì)活動(dòng)有不同的影響力，不同的展位的價(jià)格是怎樣，現(xiàn)場(chǎng)人流量有多少，參與企業(yè)有多少家，要對(duì)不同的展會(huì)做好市場(chǎng)調(diào)研，選擇效果最好的幾家展會(huì)去參加就可以了。

值得一提的是，有些展會(huì)對(duì)于參與企業(yè)的資質(zhì)審核會(huì)特別久，需要提前半年甚至一年做好商務(wù)洽談并提交相關(guān)材料，這些是需要特別注意的。

二、制定方案

確定參與展會(huì)后，就需要制定詳細(xì)的活動(dòng)方案，包括參展活動(dòng)的主題、流程、目的、時(shí)間、參展范圍、展示品、會(huì)展活動(dòng)、布置方案、差旅方案、現(xiàn)場(chǎng)人員、預(yù)算、宣傳通稿等。

在活動(dòng)流程上，要根據(jù)預(yù)算合理安排，比如在汽車展上企業(yè)就可以安排汽車攝影展覽、車模走秀、試乘試駕、門票抽獎(jiǎng)、汽車知識(shí)有獎(jiǎng)問(wèn)題、網(wǎng)紅表演等。除此之外，還可以安排商務(wù)洽談、招商引資、高峰論壇、新款車型展示、性能展示等環(huán)節(jié)。

三、確定人員并培訓(xùn)

根據(jù)活動(dòng)規(guī)模選擇具體要帶的人數(shù)，比如小型展位，帶3人左右即可，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)+兩名員工，分別負(fù)責(zé)物料擺放、商務(wù)接待、合作洽談等事宜，但如果展位較大，還準(zhǔn)備了其他環(huán)節(jié)，就要多帶一些人員，去負(fù)責(zé)不同的事務(wù)。另外，對(duì)于展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的接待和咨詢，要對(duì)員工做好專門的話術(shù)培訓(xùn)，展現(xiàn)更好的企業(yè)形象。

四、物料準(zhǔn)備

制作好相關(guān)海報(bào)、準(zhǔn)備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊(cè)、名片、DM單、展會(huì)宣傳片、招商手冊(cè)、客戶參展邀請(qǐng)函、企業(yè)會(huì)刊、登記手冊(cè)、參展產(chǎn)品等，如果要布置舞臺(tái)，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的配套設(shè)施如燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請(qǐng)表演人員和主持人。

五、展臺(tái)布置及展示

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，展會(huì)是一個(gè)很好的進(jìn)行產(chǎn)品展示、吸納經(jīng)銷商、尋求合作的平臺(tái)，所以就算展會(huì)行業(yè)越發(fā)不景氣，但依然有部分企業(yè)會(huì)花費(fèi)幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)預(yù)算去參加展會(huì)。在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，大部分企業(yè)的布置方式較為傳統(tǒng)，一張咨詢臺(tái)，然后擺放好貨架展示產(chǎn)品，在擺放幾張桌椅方便客戶過(guò)來(lái)進(jìn)行商談，還有就是將各類小禮品醒目的擺放在咨詢臺(tái)上，方便發(fā)放給前來(lái)參展的游客(前提是掃碼關(guān)注公眾號(hào))。

小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比較豐富和具體了，比如服裝展上，有些品牌會(huì)安排T臺(tái)，請(qǐng)一些國(guó)內(nèi)外模特定時(shí)展示品牌的當(dāng)季流行新品，還會(huì)設(shè)置一些VR選款機(jī)，方便顧客預(yù)覽自己穿上某件款型的具體效果，然后還有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，總之，具體展位的布置要看方案如何設(shè)置。

六、商務(wù)洽談

涉及到商務(wù)洽談環(huán)節(jié)，要做好相關(guān)的接待工作，比如核心客戶過(guò)來(lái)，是否要安排相應(yīng)的差旅和住宿飲食，然后現(xiàn)場(chǎng)的話，要涉及到登記、咨詢、引導(dǎo)、客戶接送等服務(wù)，對(duì)于其他潛在客戶，也要做好相應(yīng)的商務(wù)禮儀，由企業(yè)高層出面會(huì)見和洽淡，發(fā)放好企業(yè)相關(guān)的紀(jì)念品等。

七、媒體宣傳

一方面，展會(huì)本身會(huì)通過(guò)電視、報(bào)紙、廣播、雜志、專業(yè)垂直媒體、門戶網(wǎng)站等渠道對(duì)展會(huì)進(jìn)行多方面的預(yù)熱，那么企業(yè)可以通過(guò)與組委會(huì)達(dá)成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進(jìn)行品牌露出，達(dá)到預(yù)熱的宣傳效果。另一方面，企業(yè)可以通過(guò)自己的渠道去進(jìn)行預(yù)熱，比如公眾號(hào)、搜狐號(hào)、新浪微博等自媒體，另外還可以尋找當(dāng)?shù)氐纳蠲襟w開展宣傳合作進(jìn)行推廣，比如在深圳的展會(huì)就可以尋找深圳在線、深圳本地寶、深圳吃喝等自媒體。

在展會(huì)參加時(shí)、結(jié)束后，都可以通過(guò)以上方式進(jìn)行跟進(jìn)報(bào)道，進(jìn)行企業(yè)和品牌的宣傳，對(duì)活動(dòng)亮點(diǎn)、現(xiàn)場(chǎng)人氣、客戶認(rèn)可、合作開展等方面進(jìn)行闡述，樹立企業(yè)良好形象。

八、活動(dòng)預(yù)算

參加展會(huì)的整個(gè)預(yù)算要看具體活動(dòng)方案的大小，有的企業(yè)可能花費(fèi)幾萬(wàn)元就搞定了，而有的企業(yè)則會(huì)花費(fèi)幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)。會(huì)展活動(dòng)的預(yù)算主要包括以下幾個(gè)方面：展位費(fèi)用、交通出行、參展禮品、特色活動(dòng)、兼職人員工資、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、宣傳資料印刷費(fèi)、活動(dòng)物料采購(gòu)、媒體宣傳費(fèi)等。

九、活動(dòng)評(píng)估和復(fù)盤

會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，要對(duì)活動(dòng)整體進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和總結(jié)，比如接待了多少客戶、聯(lián)系到了多少潛在客戶、微信公眾號(hào)漲粉數(shù)、媒體發(fā)稿數(shù)量、品牌露出數(shù)據(jù)、會(huì)展活動(dòng)軟文閱讀數(shù)等，都要做好記錄并存檔，然后對(duì)活動(dòng)的整體效果進(jìn)行總結(jié)，尋求可優(yōu)化的方案，方便下次呈現(xiàn)出更好的展會(huì)效果。